Privacy Policy

Privacybeleid ELIMA

Dit privacybeleid legt uit hoe ELIMA persoonsgegevens verwerkt wanneer je onze website gebruikt, contact opneemt, of deelneemt aan coaching (B2C of via een werkgever). Voor cookies verwijzen we naar de Cookieverklaring.

Wie verantwoordelijk is

ELIMA is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit privacybeleid worden beschreven. Onze bedrijfsgegevens en contactgegevens staan bij “Company details” op de website.

Welke persoonsgegevens we verwerken

Afhankelijk van jouw contact met ELIMA kunnen we de volgende gegevens verwerken: naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en functie (bij B2B), communicatie via e-mail, formulier, WhatsApp of calls, trajectgegevens zoals intake-informatie, opdrachten, voortgang, feedback en noodzakelijke notities, factuur- en betaalgegevens zoals factuuradres, btw-gegevens (bij B2B), betaalstatus en transactiegegevens, en beperkte technische websitegegevens zoals IP-adres en apparaat- en browserinformatie, voor zover toegestaan en waar nodig met toestemming (zie Cookieverklaring).

Gezondheidsgegevens

Coaching kan informatie bevatten die als gezondheidsgegevens kan worden gezien en daarom extra beschermd is. We beperken dit tot wat nodig is voor begeleiding en gebruiken deze informatie alleen voor het uitvoeren van jouw traject, met passende grondslag en waarborgen.

Waar we gegevens vandaan krijgen

Meestal ontvangen we gegevens direct van jou via formulieren, de ELIMA app, e-mail, WhatsApp, calls en tijdens het traject. Soms ontvangen we basisgegevens via je werkgever of opdrachtgever, bijvoorbeeld naam en werkmail om deelname te organiseren.

Waarom we gegevens verwerken

We verwerken persoonsgegevens om contact en intake af te handelen, coaching te leveren en je toegang te geven tot eventuele tools of omgevingen die we daarvoor gebruiken, calls en check-ins te plannen en hierover te communiceren, administratie, facturatie en betalingen te verzorgen, onze dienstverlening te beveiligen en te verbeteren, en marketing en relatiebeheer te doen binnen de grenzen van de wet.

Rechtsgrondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van uitvoering van een overeenkomst, toestemming waar van toepassing, wettelijke verplichtingen (zoals fiscale administratie), en gerechtvaardigd belang (zoals basisbeveiliging, fraudepreventie en zakelijke communicatie), waarbij we jouw privacybelangen meewegen.

B2B en informatie richting werkgever

Als je deelneemt via een werkgever, ontvangt de werkgever in principe geen individuele gezondheidsgegevens of inhoudelijke coachdata. We delen alleen wat noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, zoals deelnamebevestiging, planning of facturatiegegevens. Individuele inhoud of gezondheidsinformatie delen we alleen als jij dat expliciet en aantoonbaar vraagt of toestaat.

Of je gegevens moet aanleveren

Bepaalde gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Zonder basiscontactgegevens kunnen we geen intake of contact afronden. Zonder trajectgegevens kunnen we coaching niet goed leveren. Zonder factuurgegevens kunnen we niet factureren.

Met wie we gegevens delen

We delen gegevens alleen wanneer dit nodig is met dienstverleners die ons ondersteunen bij hosting, e-mail, planning, formulieren of betalingen, met professionele adviseurs wanneer noodzakelijk, en met autoriteiten als wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Waar vereist maken we verwerkersafspraken.

Doorgifte buiten de EER

Als een dienstverlener persoonsgegevens buiten de EER verwerkt, zorgen wij voor passende waarborgen, zoals standaard contractbepalingen of een adequaatheidsbesluit, waar dit van toepassing is.

Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen in dit privacybeleid, tenzij een wettelijke bewaartermijn geldt. Factuur- en administratieve gegevens bewaren we zolang de wet dat vereist.

Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen, afgestemd op de aard van de gegevens en de risico’s.

Geautomatiseerde besluiten

ELIMA neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking die rechtsgevolgen voor jou hebben of jou anderszins significant treffen.

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, bezwaar, gegevensoverdraagbaarheid en het intrekken van toestemming waar van toepassing. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact over privacy

Voor vragen of het uitoefenen van je rechten kun je contact opnemen via de gegevens in “Algemene voorwaarden & Bedrijfsgegevens”. We reageren binnen de wettelijke termijn.

Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website.