Privacy Policy
Privacybeleid ELIMA
Laatst bijgewerkt: 07/07/2026
Dit beleid is geschreven voor de deelnemer aan een ELIMA-traject.In dit beleid leggen we uit welke gegevens we verzamelen als je een traject bij ons volgt of contact met ons opneemt, waarom we dat doen, en wat jouw rechten daarbij zijn.
1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens
ELIMA is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit beleid worden beschreven
Bedrijfsnaam: ELIMA
KVK-nummer: 89928474
BTW-id: NL004772793B28
Adres: Maerten van Heemskerckstraat 75, 2021 ZH Haarlem
E-mail: info@elimacoaching.com
Heb je vragen over dit beleid of over hoe we met je gegevens omgaan? Mail ons gerust, we reageren doorgaans binnen 24 uur op werkdagen.
2. Welke gegevens we verzamelen
Bij de aanmelding:
Naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en de antwoorden die je geeft tijdens de screening en intake, zoals klachten, werksituatie en leefstijl.
Tijdens het 66-dagen traject
Berichten die je stuurt via chat of tijdens calls met je coach
Gegevens uit de ELIMA app: to-do's, gelogde meditaties en je voedings- en trainingsplan
Slaap-, herstel- en hartslaggegevens die worden gemeten via de Oura Ring, waaronder HRV en stressbelasting
Uitslagen van bloed- en urineonderzoek
De gegevens over je slaap, hartslag en labwaarden vallen onder de AVG als bijzondere categorie persoonsgegevens (gezondheidsgegevens). Daar gaan we extra voorzichtig mee om, zoals hieronder verder toegelicht.
Via je werkgever
Omdat je werkgever je traject regelt, ontvangen we van hen de gegevens die nodig zijn om je aan te melden, zoals je naam en contactgegevens. We delen geen inhoudelijke gezondheidsinformatie met je werkgever. Wat we wel kunnen rapporteren, bijvoorbeeld een anonieme groepsrapportage, staat beschreven in de overeenkomst tussen ELIMA en je werkgever.
Als je contact opneemt of onze site bezoekt
Gegevens die je invult in een contactformulier, en technische gegevens zoals IP-adres en surfgedrag via cookies. Meer hierover lees je in ons cookiebeleid.
3. Waarom we deze gegevens gebruiken
Om je traject bij ELIMA te kunnen uitvoeren: intake, coaching, voortgangsbewaking en het samenstellen van je herstelplan
Om de ELIMA app en je Oura-data te koppelen aan je persoonlijke hersteltraject
Om je labonderzoek te laten uitvoeren en de uitslag met je te bespreken
Om met je te communiceren over afspraken, voortgang en praktische zaken
Om het traject bij je werkgever te kunnen administreren en factureren
Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals onze administratie- en bewaarplicht
Om onze dienstverlening te verbeteren, bijvoorbeeld door geanonimiseerde analyse van resultaten
4. Op welke grondslag we dit doen
Het contract voor je traject staat tussen ELIMA en je werkgever, niet tussen ELIMA en jou. Voor de administratieve basisgegevens die daarvoor nodig zijn, zoals je naam, contactgegevens en dat je deelneemt, gebruiken we het gerechtvaardigd belang van ELIMA en je werkgever om het traject te kunnen uitvoeren en factureren.
Voor de Oura-data en de uitslagen van je labonderzoek vragen we altijd jouw eigen, uitdrukkelijke toestemming, rechtstreeks aan jou. Je werkgever kan en mag deze toestemming niet namens jou geven, en je deelname aan onderdelen die gezondheidsgegevens gebruiken is altijd vrijwillig. Je toestemming geef je los van de overeenkomst tussen ELIMA en je werkgever, en je kunt haar op elk moment intrekken door contact met ons op te nemen, zonder dat dit gevolgen heeft voor je positie bij je werkgever. Het intrekken van je toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die al hebben plaatsgevonden voordat je intrekt.
Voor cookies en vergelijkbare technieken op onze website vragen we toestemming via de cookiebanner, behalve voor functionele cookies die nodig zijn om de site te laten werken.
5. Met wie we gegevens delen
We verkopen je gegevens nooit aan derden. We schakelen wel een aantal partijen in om onze dienstverlening mogelijk te maken:
Oura, voor het verzamelen van je slaap- en herstelgegevens via de Oura Ring en Oura-app. Oura is zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de data in hun eigen app; wij ontvangen jouw gegevens via een koppeling met de Oura API.
Bloedwaardentest.nl, voor de afname en analyse van bloed- en urineonderzoek.
Leveranciers van hosting, e-mail en de Member Area/app-omgeving die onze website en digitale omgeving draaiende houden.
Eventuele partijen die betrokken zijn bij het afhandelen van facturen en betalingen namens de werkgevers die onze trajecten inkopen.
Coaches en zorgverleners die voor of namens ELIMA werken en die toegang hebben tot de gegevens die nodig zijn voor jouw begeleiding.
Met partijen die als verwerker voor ons optreden, hebben we een verwerkersovereenkomst gesloten die hen verplicht zorgvuldig met je gegevens om te gaan.
Je werkgever regelt en betaalt je traject, maar wat er in de coaching, de chat, je Oura-data en je labuitslagen naar voren komt, blijft tussen jou en ELIMA. We geven je werkgever geen inzage in gespreksinhoud, gezondheidsgegevens of individuele voortgang. Wat we wel met je werkgever delen, is beperkt tot wat nodig is om het traject te kunnen uitvoeren en factureren: dat je bent aangemeld, of je (nog) deelneemt, en eventueel geanonimiseerde, geaggregeerde cijfers over een groep deelnemers, zoals een gemiddelde afrondingsgraad. Nooit herleidbaar tot jou persoonlijk. Mocht een specifieke afspraak met een werkgever hiervan afwijken, dan lichten we dat vooraf apart aan jou toe.
7. Hoe lang we je gegevens bewaren
Gegevens uit je intake en traject bewaren we tot 1 jaar na afloop van je traject, tenzij je eerder om verwijdering vraagt en er geen wettelijke bewaarplicht op rust.
Financiële en administratieve gegevens bewaren we 7 jaar, zoals de belastingwet voorschrijft.
Gezondheidsgegevens (Oura-data en labuitslagen) bewaren we tot 2 maanden na afloop van je traject, tenzij je toestemming eerder intrekt of langer bewaren nodig is.
Gegevens uit contactformulieren die niet tot een traject leiden, verwijderen we uiterlijk na 12 maanden.
8. Hoe we je gegevens beveiligen
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies of onbevoegde toegang, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking tot gezondheidsgegevens voor alleen betrokken coaches, en periodieke controle van onze systemen. Mocht er onverhoopt iets misgaan met je gegevens waardoor er een risico voor jou ontstaat, dan melden we dat volgens de wettelijke termijnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en, waar nodig, aan jou.
9. Jouw rechten
Je hebt het recht om:
Inzage te krijgen in de gegevens die we van je hebben
Onjuiste gegevens te laten corrigeren
Je gegevens te laten verwijderen, voor zover we die niet wettelijk moeten bewaren
De verwerking van je gegevens te laten beperken
Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen
Je gegevens in een overdraagbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit)
Een eerder gegeven toestemming in te trekken
Wil je een van deze rechten uitoefenen, stuur dan een e-mail naar info@elimacoaching.com. We reageren binnen vier weken. Kom je er met ons niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Minderjarigen
Onze dienstverlening is bedoeld voor volwassenen. We verzamelen niet bewust gegevens van personen onder de 16 jaar. Vermoed je dat we toch gegevens van een minderjarige hebben, neem dan contact met ons op zodat we dit kunnen verwijderen.
11. Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert of als de wet dat vereist. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.
12. Contact
Vragen, opmerkingen of een verzoek over je gegevens? Neem contact op via:
E-mail: info@elimacoaching.com