Laatst bijgewerkt op 12 november 2026

Privacyverklaring

In deze verklaring staat welke gegevens we van je hebben, waarvoor we ze gebruiken, wie ze ziet en wat je er zelf over te zeggen hebt. Ze geldt voor iedereen die een traject bij ELIMA volgt, voor wie de app gebruikt en voor wie contact met ons opneemt.

Wie we zijn

ELIMA is verantwoordelijk voor de gegevens in deze verklaring.

ELIMA, Maerten van Heemskerckstraat 75, 2021 ZH Haarlem
KVK 89928474, btw-id NL004772793B28
info@elimacoaching.com

Een vraag over je gegevens kun je naar dat adres mailen. We antwoorden op werkdagen meestal binnen een dag.

Welke gegevens we hebben

Bij je aanmelding en intake. Je naam, e-mailadres, telefoonnummer en geboortedatum, en wat je invult bij de screening en de intake: je klachten, je werk en je leefstijl.

Tijdens je traject, in de app.

De metingen van je Oura Ring: slaap, uitgerustheid, activiteit, stress, temperatuur, het zuurstofgehalte in je bloed, en je trainingen en sessies.
Je profiel bij Oura: leeftijd, lengte, gewicht en geslacht. En de tags die je zelf in de app van Oura zet.
Je gewoontes, je weekreflecties en wat je bijhoudt over water en training.
Je maaltijden, met de foto's die je erbij maakt.
Wat je met je coach deelt in de chat, ook foto's en spraakmemo's.
Je dagboek en je aantekeningen bij de lessen. Die bewaren we voor je, maar niemand bij ELIMA leest ze.
Je labuitslagen van bloed, urine en ontlasting, ook het rapport als PDF.
Je dagelijkse check-in: hoe je sliep, je energie en wat je er zelf bij schrijft.

Als je de Cyclus-tool gebruikt. De dagen waarop je menstruatie begint en de inschatting van je cyclusfase op basis van je temperatuur. Je coach ziet daarvan alleen de fase, de dagen zelf niet. De Cyclus-tool is geen medisch hulpmiddel en is niet bedoeld om een zwangerschap te plannen of te voorkomen.

Als je werkgever je traject regelt. Dan krijgen we van je werkgever je naam en contactgegevens om je aan te melden.

Als je ons een bericht stuurt. Wat je in een formulier of een mail zet.

Het kennismakingsformulier

Als je het formulier op deze site invult, bewaren we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, je keuze en je bericht. Je bericht slaan we versleuteld op. Alleen de eigenaar van ELIMA kan deze gegevens inzien. We bewaren ze 24 maanden na de laatste wijziging, tenzij je klant wordt. Je ip-adres bewaren we niet. Door te verzenden geef je toestemming om je bericht te gebruiken om contact met je op te nemen, ook als het over je gezondheid gaat.

Vink je het vakje voor nieuws en praktische inzichten aan, dan krijg je eerst een mail om je aanmelding te bevestigen. Pas na die bevestiging sturen we je af en toe nieuws en praktische inzichten over gezondheid per e-mail. Zolang je aangemeld bent, bewaren we je e-mailadres, welke versie van de zin je zag, wanneer je het vakje aanvinkte en wanneer je bevestigde. Meld je je af, dan houden we alleen bij dat je bent afgemeld, zodat we je niet opnieuw mailen. Je overige gegevens uit het formulier verwijderen we 24 maanden na je afmelding. Afmelden kan altijd, via de link onder elke nieuwsbrief.

Waarvoor we ze gebruiken

Om je traject uit te voeren: de intake, de begeleiding, je plan en je voortgang.
Om je ring en je labonderzoek aan je traject te koppelen en de uitkomsten met je te bespreken.
Om afspraken met je te maken en je te bereiken.
Om het traject te factureren en onze administratie te voeren.
Om ons traject beter te maken, met cijfers die niet tot één persoon te herleiden zijn.

Nieuws en praktische inzichten sturen we alleen als je daar zelf ja op zegt en dat bevestigt, of als je klant bij ons bent. Afmelden kan altijd. Je gegevens verkopen we nooit.

Op welke grond

Je traject zelf. Volg je het traject als particulier, dan hebben we je gegevens nodig om de overeenkomst met jou uit te voeren. Regelt je werkgever het traject, dan verwerken we je naam, je contactgegevens en het feit dat je deelneemt omdat dat nodig is om het traject te leveren en te factureren. Dat is ons gerechtvaardigd belang en dat van je werkgever.
Gezondheidsgegevens. Voor je metingen, je uitslagen, je maaltijden en wat je in de app over je gezondheid deelt, vragen we je uitdrukkelijke toestemming. Die geef je zelf, in de app. Een werkgever kan dat niet voor je doen.
Cyclusgegevens en de assistent. Daarvoor vragen we je apart om toestemming, op de plek in de app waar je ze gebruikt.
Nieuws en praktische inzichten. Met je toestemming (het vakje op het formulier en je bevestiging per mail), of omdat je klant bij ons bent. Afmelden kan altijd, via de link onder elke nieuwsbrief.
De administratie. Facturen en betalingen bewaren we omdat de wet dat vraagt.

Wie je gegevens ziet

Je eigen coach en de eigenaar van ELIMA. Een coach ziet alleen de eigen cliënten. Is je coach er tijdelijk niet, dan kan een vervangende coach je chat zien en beantwoorden, hooguit dertig dagen. Die ziet je andere gegevens niet.

Je dagboek, je aantekeningen bij de lessen en de dagen van je cyclus ziet niemand behalve jij.

Je werkgever ziet niets van de inhoud. Geen gesprekken, geen metingen, geen uitslagen en geen voortgang. Je werkgever hoort alleen dat je bent aangemeld en of je deelneemt. Spreken we met een werkgever cijfers over een groep af, dan zijn die nooit tot één persoon te herleiden. Wijkt een afspraak daarvan af, dan hoor je dat vooraf van ons.

Wie ons helpt

Voor een aantal dingen schakelen we een ander bedrijf in. Waar zo'n bedrijf gegevens voor ons verwerkt, hebben we vastgelegd dat het ze alleen voor ons gebruikt. Buiten deze bedrijven delen we je gegevens met niemand.

Render, voor de hosting.
Oura. Je ring stuurt je metingen naar Oura. Wij halen ze daar op nadat jij je ring in de app hebt gekoppeld. Voor wat Oura zelf bewaart, geldt de privacyverklaring van Oura. Ontkoppelen kan altijd, bij Profiel in de app.
De laboratoria die je onderzoek van bloed, urine en ontlasting uitvoeren. Je coach zet de uitslag daarna in de app. Het rapport lezen we op onze eigen server. Het gaat niet naar Anthropic.
Typeform, voor de intake en de weekreflecties.
Google, voor onze mail, ook de mails uit de app.
Calendly, voor het plannen van afspraken.
Trainerize, met Zapier en een werkblad van Google als koppeling, voor gewoontes en trainingen, zolang we dat naast de app gebruiken.
Anthropic, alleen als je de assistent of de maaltijdschatting aanzet. Daarover gaat het volgende stuk.

Een uitlegvideo in de app komt van YouTube. Die laadt pas als je erop tikt.

De assistent en de maaltijdschatting

In de app kun je een vraag stellen aan een assistent en de voedingswaarden van een maaltijd laten schatten. Beide werken met Claude, een taalmodel van Anthropic, een bedrijf in de Verenigde Staten. Ze staan uit tot je er in de app toestemming voor geeft, voor elk apart.

Bij een vraag aan de assistent sturen we je vraag mee en een samenvatting van je eigen gegevens uit de app. Bij een schatting sturen we de foto van je maaltijd, je notitie, het recept dat je kiest en wat je zelf aanvult. Je naam en e-mailadres sturen we nooit mee, en van een foto halen we eerst de locatie en andere metadata af.

Anthropic verwerkt deze gegevens in onze opdracht, buiten de EU, op basis van een verwerkersovereenkomst. Anthropic gebruikt ze niet om modellen te trainen en verwijdert ze binnen dertig dagen. Alleen bij een vermoeden van misbruik kan dat langer zijn. Je vragen en de antwoorden bewaren wij zelf niet. Een schatting bewaren we bij je maaltijd, zodat jij en je coach hem kunnen terugzien. Wat je antwoordt op een vraag naar het soort, bijvoorbeeld welk gehakt, onthouden we voor je volgende schattingen. Die keuzes kun je in de app zelf wissen.

Trek je deze toestemming in, dan verwijderen we de schattingen en de onthouden keuzes.

Hoe lang we ze bewaren

Gezondheidsgegevens bewaren we zolang je een account in de app hebt. Eén keer per jaar herinneren we je eraan dat ze er staan. Je kunt ze altijd zelf verwijderen, bij Profiel in de app.
Trek je je toestemming in, dan ontkoppelen we je ring, komen er geen nieuwe gegevens bij en verwijderen we je gezondheidsgegevens zo snel mogelijk, uiterlijk binnen dertig dagen. Je coach neemt contact met je op.
Je account zelf, met je naam en contactgegevens, blijft staan tot je ons vraagt het te verwijderen. Op verzoek verwijderen we je account en je gegevens.
Als er gegevens gewist zijn, houden we bij wie dat deed en wanneer. De inhoud bewaren we daarbij niet.
Facturen en betalingen bewaren we zeven jaar. Dat schrijft de belastingwet voor.
Een bericht dat niet tot een traject leidt, verwijderen we uiterlijk na twaalf maanden.

Hoe we ze beveiligen

De verbinding met de app en de site is versleuteld.
De opslag van de database en de bestanden is bij onze hosting versleuteld.
Daar bovenop versleutelen we zelf: je berichten, je spraakmemo's, je dagboek, je aantekeningen bij de lessen, de notitie bij een maaltijd, de dagen van je cyclus, je telefoonnummer, je adres en je geboortedatum, de toegang tot je ring, je reflecties en het PDF-rapport van je labuitslagen.
Je logt in zonder wachtwoord, met een code die we je mailen.
Alleen je eigen coach en de eigenaar kunnen bij je gegevens. Bij je metingen en je reflecties komt een coach pas na een tweede stap, met een code uit een aparte app.

Gaat er toch iets mis waardoor jij risico loopt, dan melden we dat bij de Autoriteit Persoonsgegevens en aan jou.

Wat je zelf kunt

Je kunt je gegevens inzien, laten verbeteren en laten verwijderen. Je kunt ze opvragen in een vorm die je kunt meenemen, bezwaar maken tegen een gebruik ervan, en een toestemming intrekken. Veel daarvan doe je zelf in de app, bij Profiel. Voor de rest mail je naar info@elimacoaching.com. Je hoort binnen vier weken van ons.

Ben je het niet met ons eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Vanaf achttien jaar

Onze trajecten zijn voor volwassenen. We leggen geen gegevens vast van iemand onder de achttien.

Als deze verklaring verandert

De laatste versie staat op deze pagina, met de datum erbij. Verandert er iets wat jou raakt, dan laten we je dat in de app weten.

Vragen over deze tekst: info@elimacoaching.com. Veelgestelde vragen